Migration SAP BusinessObjects
et Satisfaction Utilisateur Garantie :
Le Cas Orange France Telecom

Un projet de migration SAP BusinessObjects longuement attendu

Une migration peut parfois être une opportunité pour rebâtir la satisfaction des utilisateurs métiers. C’est en effet l’opportunité qu’a saisi notre client Orange – France Telecom qui, en 2018 a choisi de migrer depuis SAP BusinessObjects XI 3.1 SP03 vers BI 4.2. SP05.

Vincent Gouedo, Chef de Projet en charge de cette migration devait s’assurer que la migration de son projet se déroule correctement, pour ne pas impacter davantage les utilisateurs métiers : “Nous n’avions pas le droit à l’erreur, nos utilisateurs étaient insatisfaits à cause des bugs et dysfonctionnements que nous avions et notre enjeu majeur était de remonter la perception utilisateur”. 

En effet la XI 3.1 n’étant plus supportée pour Orange depuis 8 ans environ ! Cette version amenait avec elle son lot de dysfonctionnements liés notamment aux problèmes de compatibilité avec les navigateurs web (IE, Firefox) ainsi que des problèmes de performance.

Au-delà de la satisfaction des utilisateurs, la criticité des documents du projet qui était en fait un projet modeste, était également une raison essentielle pour que cette migration se déroule sans accroc. En effet les documents de ce projet sont notamment destinés au contrôle de gestion pour la supervision des budgets et sont par ailleurs repris dans la clôture des comptes de l’entreprise. Non seulement migrer sans test préalable n’était pas envisageable mais aussi la validation de la migration ne pouvait pas porter sur un échantillon du projet mais sur l’ensemble des documents à migrer.

Les documents ont donc été testés dans leur intégralité, avec une attention toute particulière sur la donnée et sur la performance. 

“Pour ce faire, nous avons migré l’ensemble des documents vers une sandbox qui pointait vers la même base de donnée afin de comparer les rapports. 360Bind nous a permis d’exécuter les rapports sur les deux environnements puis de comparer la donnée. Au départ, 360Bind nous a remonté des régressions sur les dates d’exécution que nous incluons à nos documents. Nous avons isolé ce faux-positif puis terminé l’analyse”. Au final, assez peu de documents ont été identifiés en régression (83 documents à vérifier, 4 avec des anomalies mineures sur les graphiques ou format de nombre et 2 avec des dysfonctionnements), mais ce qui était important pour Vincent Gouedo, c’était de pouvoir certifier aux utilisateurs du projet, que la migration s’était bien passée avec un document justificatif et à l’appui, et 360Bind lui a permis de faire les deux : l’analyse et la validation.

“360Suite nous a permis d’étendre les usages et optimiser plusieurs processus, Grâce à ces outils nous avons des solutions clés en main plutôt que de devoir maintenir deux compétences que sont JAVA et la maîtrise du SDK, compétences que nous n’avons pas forcément dans les équipes.”

Un accompagnement des utilisateurs personnalisé

Une fois la migration accomplie et les utilisateurs rassurés, notre client ne s’est pas arrêté là. Le travail d’optimisation ne faisait que commencer. Pour continuer dans cette démarche de satisfaction des utilisateurs, notre client s’est servi de 360Cast afin d’automatiser ses publications et les personnaliser. Certains documents ont la particularité d’avoir des valeurs d’invites qui changent en fonction de la date à laquelle ils sont exécutés. De cette valeur d’invite dépend le contenu du document. 

Par exemple, si le document est publié sur la première quinzaine du mois, c’est la donnée du mois précédent qui est utilisée. Si le document, en revanche, est publié sur la deuxième quinzaine du mois, dans ce cas, c’est la donnée du mois en cours qui est remontée. Ceci est rendu possible grâce à 360Cast qui permet de rafraîchir la valeur d’invite au moment de la publication, grâce à des données stockées dans Excel ou dans une base de donnée. “Désormais grâce à ce document Excel, nos publications sont dynamiques et n’avons plus besoin d’y toucher ni de les replanifier à chaque changement de période d’analyse”

Enfin 360Cast, permet au client de pousser plus loin sa personnalisation et ce, toujours de manière dynamique, en jouant sur le nommage des fichiers ou l’objet de l’email. On peut par exemple y inclure la date, le nom du destinataire ou encore le contenu des invites. Dans SAP BusinessObjects, il n’y a qu’un nombre restreint d’objets dynamiques qui sont disponibles.