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RAPPORTS WEBI :
LES 10 ERREURS
A NE PAS COMMETTRE

rapports-webi

Que faire ou ne pas faire ?

Chez Wiiisdom nous voyons toujours le verre à moitié plein et le bon côté des choses. Mais aujourd’hui il est temps de prendre à revers notre populaire article de blog intitulé Rapports Webi : Les 10 bonnes pratiques et de nous concentrer sur les aspects négatifs. Au lieu de vous expliquer quoi faire pour optimiser vos rapports Webi, nous allons évoquer ce qu’il ne faut pas faire lors du développement de ceux-ci. Grâce à cet article changez le négatif en positif!

Erreurs classiques dans Webi 

Les 10 erreurs suivantes sont les plus classiques et constituent les principaux pièges dans l’élaboration des rapports Webi. Dans certaines situations, celles-ci sont vues comme des raccourcis et reflètent le manque de temps, d’énergie ou de motivation des développeurs. Dans d’autres cas, il peut s’agir d’un manque de connaissances techniques en conception de rapports. Quelle que soit la cause, ces erreurs peuvent vous coûter très cher (en temps, argent et réputation).

1. Perdre du temps et de l’argent dans le développement de rapports ne correspondant pas aux besoins des utilisateurs

Prenez le temps d’évaluer les besoins des utilisateurs avant le développement de nouveaux rapports Webi.

2. Intégrer des logiques et calculs complexes dans les rapports Webi

Optimisez les logiques et calculs complexes en les réalisant au niveau de la source de données (ETL au mieux, base de données (vue, vue matérialisée, etc.), ou univers) pour ne pas augmenter les temps de réponse.

3. Créer plus de deux services de traitement Web Intelligence (Web Intelligence Processing Servers ou WIPS) sur un serveur unique

Il est vrai que plusieurs WIPS étaient nécessaires sous XI3.1 en raison de l’architecture 32-bits. Mais ce n’est plus le cas avec BI4.x. Son architecture 64 bits permet de supprimer la limite maximale de mémoire qu’un processus Webi peut mobiliser. En fait, un trop grand nombre de WIPS peut compromettre la stabilité du système.

4. Perdre le contrôle de la taille de l’environnement

La surcharge du CMS et du FileStore ralentit le système BI, ayant comme conséquence un impact négatif sur l’expérience utilisateur. Gardez la taille de l’environnement sous contrôle en collaborant avec les utilisateurs pour définir des limites de conservation (nombre et durée) des instances. (depuis BI 4.2 S4, les limites sont également applicables aux boites de réception). Supprimez les documents et comptes utilisateur obsolètes. 

5. Ignorer la planification

Planifiez l’ensemble des documents qui demandent plus d’une minute pour être rafraîchi à cause de leur complexité ou parce qu’ils contiennent beaucoup de données. Ceci réduit l’impact du processus pendant les heures pleines et limite l’attente utilisateur. La planification tire également parti des groupes de serveurs pour une meilleure répartition de la charge, rendant ainsi possible la mise en cache des documents.

6. Utiliser des fonctions qui désactivent le cache des rapports.

Le cache des rapports limite le nombre d’appels à la base de données et améliore les performances Webi. Il est donc important de l’activer et d’éviter les fonctions le neutralisant, parmi lesquelles on retrouve :

  • Comment()
  • CurrentDate()
  • CurrentTime()
  • CurrentUser()
  • DocumentCreationDate()
  • DocumentCreationTime()
  • GetDominantPreferredViewingLocale()
  • GetPreferredViewingLocale()
  • GetLocale()
  • GetContentLocale()

7. Ne pas réutiliser les variables Webi.

Ce que l’on connaît sous le nom de “variables factorisées” se rapporte à l’utilisation de variables au sein d’autres variables. La réutilisation de celles-ci épargne la nécessité de recalculer, et réduit ainsi le nombre de traitements nécessaires à l’obtention des résultats.

8. Négliger les tests en profondeur des rapports Webi

Le contrôle des rapports Webi est essentiels, qu’il s’agisse de nouveaux Webi ou de rapports récemment modifiés. Ceci comprend les tests de régression permettant de s’assurer que les modifications apportées aux univers, les changements de versions ou types de bases de données, correctifs BOBJ, service packs et mises à jour ne provoquent aucun effet de bord. Si les utilisateurs ne peuvent pas avoir confiance dans les rapports, ils ne feront pas non plus confiance aux données présentées.

9. Ne pas prendre en compte l’importance du suivi des versions (versioning)

Le suivi des versions (versioning) des rapports Webi permet la restauration vers une version précédente lorsque ceci s’avère nécessaire. Un tel suivi garantit la bonne conformité même dans les contextes les plus rigoureux de gestion de changements. Enfin, le suivi des versions assure à l’ensemble des membres d’une équipe le suivi des modifications, point particulièrement important lorsque plus d’un développeur travaille sur un rapport Webi donné.

10. Ne pas documenter les processus

La documentation des rapports Webi ne fait pas que simplifier le processus de transfert de connaissances entre développeurs. Celle-ci constitue également une trace du processus de prise de décisions et consigne les modifications au fil du temps.

Les solutions 360Suite

A présent, quelques bonnes nouvelles ! 360Suite permet d’éviter un grand nombre de ces erreurs. Plutôt que de seulement vous guider au travers de ce champ de mines, les solutions 360Suite vous ouvre la voie pour obtenir des rapports Webi aux performances optimales.

1. 360Suite permet de réduire la taille du CMS et du FileStore.

Utilisées conjointement, les solutions 360Suite maintiennent les environnement sous contrôle et évitent leur surcharge sur le long terme. Utilisez 360Eyes pour générer des rapports standard affichant le nombre, la taille et l’emplacement des documents, instances, comptes et dates des actions sur les documents. Lancez ensuite 360View pour nettoyer en masse les comptes utilisateur, documents et instances. Sélectionnez soit la suppression, soit l’archivage des instances (conservation de celles-ci mais en les déplaçant hors de l’environnement BOBJ).

rapport-360Eyes
360Eyes-rapport

2. 360Suite identifie les fonctions désactivant le cache des rapports.

360Eyes peut-être utilisé pour générer des rapports d’analyse d’impact en filtrant la syntaxe dans les variables des rapports Webi. Ceci permet donc de trouver tous les documents et occurrences ou fonctions désactivant le cache des rapports.

entrer-variable
trouver-occurances

3. 360Suite automatise le tests des rapports Webi.

Plutôt que d’effectuer des contrôles ponctuels et ciblés, ou de se reposer sur les utilisateurs finaux, ou encore d’espérer que tout aille pour le mieux, utilisez 360Bind pour automatiser les tests de régression et pour mettre en évidence les différence détectées. Vous avez ainsi la garantie d’être alerté quand les changements dans les univers, bases de données, ou les correctifs et service packs BOBJ ont un impact négatif sur les rapports Webi.

4. 360Suite permet la création de versions de rapports Webi.

Utilisez 360Vers pour effectuer des opérations de check-out et de check-in et créer des versions de rapports Webi directement depuis Web Intelligence (extension Webi requise). Les développeurs ont la possibilité de mettre en place des processus d’approbation, un suivi des modifications et peuvent facilement revenir à des versions antérieures si nécessaire.

5. 360Suite peut documenter vos rapports Webi.

Utilisez 360Eyes pour accéder à plus de 50 rapports Webi. 360View apporte encore davantage de rapports, y compris ceux relatifs à la sécurité et aux utilisateurs. Planifiez selon vos besoins l’exécution des rapports à exporter au format Excel.

6. 360Suite automatise la planification et le bursting (diffusion) des rapports.

Maintenez des listes de destinataires et gérez les planifications via fichiers Excel, CSV, rapports Webi/Crystal ou base SQL. Passez ensuite à 360Cast pour automatiser la planification des rapports et diffuser dynamiquement les documents vers des destinations variées, y compris Sharepoint Online et Sharepoint 2016. Protégez par mot de passe les instances générées au format ZIP, PDF et XLS pour assurer la confidentialité des données et satisfaire aux exigences règlementaires.  

Il ne faut pas se leurrer

Il ne fait aucun doute que Webi offre énormément à ses utilisateurs. L’interface très visuelle et les fonctions de glisser-déposer simplifient l’utilisation pour les utilisateurs finaux (même non-techniciens) et la création de rapports. Mais la création de mauvais rapports Webi est tout aussi aisée que celle de rapports mal conçus. Connaitre ces erreurs les plus communes est le premier pas vers la conception de rapports Webi optimisés. 360Suite vous permet d’éviter ces erreurs, ou du moins, vous assure de ne pas les commettre une seconde fois.

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