Relever les défis
de SAP BusinessObjects
dans une Organisation Fédérale

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Il fut un temps ou le GSA avait des défis majeurs, presque insurmontables

Il y a quelques temps, nous rencontrions le General Services Administration (GSA), une agence indépendante qui fournit des services aux agences gouvernementales américaines. Utilisateurs de SAP BusinessObjects depuis de nombreuses années pour son reporting financier et réglementaire, le GSA est en version SAP BI 4.3 SP01 Patch 3. Il dispose d’un environnement SAP BusinessObjects très large et complexe avec 175 000 documents en production dont 30 à 35% sont très complexes, 10 à 15 000 documents en développement, 20 000 dans un environnement sécurisé et 560 planifications.. Je vous disais qu’il était large !

 

Les défis SAP BusinessObjects rencontrés par le GSA

Bien que le GSA utilise SAP BusinessObjects depuis de nombreuses années, il était confronté à des difficultés dans quatre domaines différents : 

  • Visibilité et Documentation

Inutile de dire qu’il est difficile d’avoir une visibilité granulaire dans SAP BusinessObjects. Au fil du temps, le GSA a hérité de 4 autres systèmes dont il a parfois consolidé, parfois reconstruit les capacités de reporting. Cependant, dans ce dernier cas, le GSA a dû examiner quels rapports étaient réellement utilisés, leur fréquence et le volume même des rapports – un défi de taille, c’est le moins qu’on puisse dire. La gestion des sources de données était tout aussi difficile : si l’équipe BI décidait de modifier la structure des tables, il était très difficile d’identifier tous les endroits où cet objet était utilisé afin d’en analyser l’impact complet. 

  • Lineage et Analyses d’Impact 

Justement, l’analyse d’impact était presque inexistante au sein du GSA car cette démarche était tout simplement jugée trop chronophage. Les équipes tenaient certes des registres, mais pour ce faire, elles devaient ouvrir chaque fichier d’univers individuel, rechercher un objet spécifique et devaient ensuite examiner chaque document et univers pour découvrir l’impact. Un processus très manuel et peu fiable. 

  • Upgrades et Migrations

Le GSA est passé à SAP BI 4.3 en raison de la fin de vie de Microsoft 2008 et des failles de sécurité des versions précédentes. Toutefois, la mise à niveau n’a pas été facile : la préparation a été longue et a duré 11 mois au total, car elle impliquait de nombreux processus manuels. 

  • Contraintes Réglementaires

Le GSA étant une administration fédérale, elle doit respecter certaines réglementations telles que le FISMA, FIPS 199, NIST 800-53, PII et le DATA Act. Là encore, la documentation était très manuelle et prenait beaucoup de temps, d’autant que la majeure partie du travail reposait sur la mise à jour manuelle des scripts à chaque fois qu’il y avait une mise à jour.  

 

La découverte de 360Suite par le GSA

Le moment est venu pour le GSA de se familiariser avec Wiiisdom et ses solutions 360Suite afin de surmonter ses difficultés et de gouverner son environnement SAP BusinessObjects de manière plus efficace.

Eyes on Everything

Lorsque 360Suite a été déployé, deux consultants avaient déjà travaillé pendant 6 mois sur la documentation et ils n’avaient que 40% des univers documentés. En seulement 3 jours avec 360Eyes (incluant l’installation, la prise en main des utilisateurs), l’intégralité des univers a pu être documentée avec un niveau de granularité incomparable. Oui, 3 jours contre 12 mois / homme !

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Exemple de rapport fourni par 360Eyes pour documenter les univers.

360Suite a également permis d’obtenir une meilleure visibilité sur la planification, en trouvant des erreurs comme expliqué ci-dessous :

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Avant et après 360Suite pour les besoins de documentation et de planification du GSA.

Un gain de temps pour ses analyses d’impact

Grâce à 360Suite, le GSA est en mesure de générer facilement des rapports contenant toutes les informations de sécurité dont elle a besoin : qui, pourquoi, quand et où. 360Suite leur permet également de consulter les différentes versions créées des objets et d’obtenir des informations historiques sur les actions menées. 360Suite leur a permis de gagner du temps car tout peut être fait en un seul endroit.

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Exemple d’exécution d’une analyse d’impact dans 360Suite pour identifier les documents qui contiennent des objets Univers, des expressions SQL ou des variables spécifiques.

Mises à niveau et migrations plus rapides

11 mois pour une mise à niveau, c’est beaucoup trop long pour n’importe quelle organisation. S’ils avaient eu 360Suite pour leur mise à niveau vers SAP BI 4.3, selon les mots de GSA “nous aurions économisé au moins 40% de notre temps de préparation, voire 50%, ce qui est très conservateur comme estimation“. Heureusement, le GSA va désormais suivre notre méthodologie en 10 étapes pour les mises à niveau et utiliser les composants de 360Suite pour ses futurs projets.

 

Une confiance totale dans le respect des exigences réglementaires

L’entreprise est soumise à un audit interne FISMA tous les 6 mois et à un audit FSA tous les ans. Les solutions de 360Suite ont permis de garantir l’exactitude des résultats présentés au Congrès. 360Suite leur permet d’obtenir rapidement des informations historiques et de comparer les métadonnées grâce à des snapshots. Par exemple, ils sont en mesure d’extraire les données de sécurité et de les comparer dans le temps.

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Un exemple de rapport de sécurité fournissant des informations sur l’accès des utilisateurs aux objets sélectionnés.

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Avant et après 360Suite pour les exigences réglementaires du GSA.

Wiiisdom fournit un très bon support. J’ai été très impressionné par le fait qu’une fois que j’étais prêt et que j’avais un besoin spécifique, le personnel du support était très réactif, bien informé et utile.

System Analyst chez GSA. 

 

Une fin heureuse pour le GSA

Comme je l’ai dit dès le début, toute belle histoire a une fin heureuse et c’est le cas pour GSA. Grâce à sa confiance dans les solutions de 360Suite, l’organisation a pu surmonter ses plus grands défis SAP BusinessObjects. Vous recherchez une fin heureuse similaire pour votre déploiement SAP BusinessObjects ? Prenez contact avec nous.

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